Os últimos anos mudaram drasticamente a forma de trabalhar. A pandemia de Covid-19 impulsionou o trabalho remoto e fez com que muitas empresas se adequassem às novas tecnologias.
Hoje, trabalhar em casa faz parte da vida de milhares de pessoas. Para as empresas, o trabalho remoto virou uma possibilidade e tornou-se sinônimo de economia e de flexibilidade.
Mas, sem o uso de soluções tecnológicas adequadas, o trabalho remoto não é possível e nem eficaz. E neste sentido, tem contribuído para este processo o Enterprise Content Management, ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM).
Trata-se de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que são utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer informações aos processos organizacionais.
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Entenda o que é ECM
O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é uma evolução da gestão eletrônica de documentos (GED) e compreende um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados na coleta, gestão, integração, mediação e armazenamento de informações de uma empresa.
Refere-se ao gerenciamento de todos os serviços de conteúdo de uma organização, que permite que os colaboradores possam acessar e fornecer as informações certas, no momento certo, para as pessoas corretas, otimizando os processos e potencializando as ações da organização.
No Brasil, o uso do ECM é bastante amplo e considerado o futuro do gerenciamento de conteúdo, especialmente porque esse conjunto de estratégias está alinhado com o patamar tecnológico do mercado corporativo brasileiro.
Por aqui, cerca de 72% das empresas enxergam as tecnologias de ECM como algo importante para o seu sucesso, conforme destacou uma pesquisa global conduzida pela Association for Information and Image Management (AIIM) e pelo CENADEM-IPC no Brasil.
Com o recente boom do home office e do trabalho remoto, desencadeado, como falamos, em razão da pandemia, o ECM tornou-se essencial para criar essa ponte com os funcionários que estão alocados em casa.
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Gerenciamento eficaz de conteúdos com ECM
Bom, quem realiza trabalho remoto, seja de forma integral ou híbrida, sabe que as soluções tecnológicas têm um papel crucial para que as atividades aconteçam de forma célere e eficaz.
O uso de tecnologias permite agilizar a gestão de processos e de projetos; facilita o planejamento e o monitoramento de atividades; contribui para a comunicação entre os colaboradores; permite o armazenamento virtual de dados; aumenta a eficiência e o desempenho das equipes; além de gerar segurança na proteção das informações.
E o ECM vai exatamente nessa linha, aprimorando a produtividade de uma empresa, melhorando sua eficiência na relação entre os funcionários e o acesso aos conteúdos necessários no dia a dia.
Utilizar um sistema de gerenciamento de conteúdo é a mesma coisa que utilizar um sistema inteligente para lidar com toda a documentação.
Com o ECM a equipe consegue encontrar os documentos rapidamente, discutir sobre os conteúdos com colegas, vincular os documentos em seus próprios fluxos de trabalho, e ainda contar com os recursos presentes para analisar as informações, o que colabora para uma tomada de decisão mais assertiva.
Vale lembrar que, no futuro, as estratégias e ferramentas de gerenciamento de conteúdo corporativo continuarão a mudar para se adaptar às demandas e, com isso, os fornecedores de ECM farão a incorporação de novos conteúdos, como já vêm fazendo.
Essa é uma tecnologia, portanto, que não vai desaparecer com a transformação digital. Pelo contrário, os avanços constantes na tecnologia continuam a aumentar as expectativas dos usuários em relação aos recursos de ECM.
A tecnologia de nuvem, a automação e o aprendizado de máquina estão se tornando complementos importantes para o ECM e devem ser a chave para maximizar a eficiência dos novos sistemas.
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