Saber como lidar com todos os dados que são gerados diariamente, fazendo deles um recurso estratégico, é um diferencial para qualquer empresa.
Mas como trabalhar, de forma organizada, segura e eficaz com todas as informações que são geradas? Como não perder documentos, garantir sua armazenagem correta e, ainda, o acesso facilitado pela equipe de profissionais?
Se você tem essas dúvidas ou simplesmente quer melhorar a gestão de dados da sua empresa, te convidamos a conhecer o ECM ou Enterprise Content Management, – Gestão de Conteúdos Empresariais.
Esse termo indica o gerenciamento de todos os dados de uma organização, através da integração de diferentes aplicativos, regulação do fluxo de conteúdo entre os departamentos e a transformação dos processos operacionais.
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Neste texto, vamos explicar exatamente o que é ECM, quais seus processos estratégicos e quais vantagens gera para uma empresa.
O que é o Sistema ECM e quais seus benefícios para uma empresa?
Quando falamos no gerenciamento de conteúdos, falamos não só do uso de ferramentas para armazenagem de informações, captura de dados e distribuição de documentos. Falamos, também, do desenvolvimento de estratégias, e tudo isso pode ser feito de forma automatizada, por meio do Enterprise Content Management.
O ECM permite que toda informação empresarial seja bem organizada e administrada pela gestão, através de um conjunto de tecnologias que centralizam e uniformizam o tratamento de conteúdos, tendo eles origem em papéis, imagens, áudios, planilhas ou qualquer outro formato.
Exatamente por ser simples e por conseguir organizar as informações digitais de acordo com as necessidades da empresa, a gestão de conteúdo acabou se tornando um pilar essencial para as organizações que querem se manter competitivas no mercado.
Ao adotar um software ECM, a empresa tem a possibilidade de capturar qualquer tipo de conteúdo, guardando-o de forma segura e tornando o seu acesso fácil a qualquer pessoa autorizada.
Este sistema organiza qualquer quantidade de informação de forma eficaz; permite procurar e encontrar informações de forma ágil; garante segurança no controle dos documentos e facilidade nas atividades que envolvem a colaboração de várias pessoas.
As diversas áreas da empresa são integradas; há redução nos custos com aquisição de papel e gastos com impressão; economia com hardware e software, além da otimização de tempo e agilidade na execução dos processos.
Conheça os 5 processos estratégicos que levam ao sucesso do ECM
Agora que você já sabe o que é o Sistema ECM e quais as vantagens para o seu negócio, vamos aos cinco processos estratégicos que levam ao seu êxito – começando pela captura.
O software ECM permite a captura de dados de diferentes fontes de informações, como dispositivos móveis, scanners, servidores de e-mail ou websites. Neste processo, ocorre a classificação e indexação dos conteúdos, levando a um armazenamento eficiente e a um repositório funcional e organizado.
O segundo passo trata do armazenamento que, no caso do Sistema ECM, é feito de forma online e centralizada, garantindo que nenhuma informação “se perca” em pastas locais ou e-mails. Essa centralização dá segurança à empresa de que as informações estão num único local e que elas serão encontradas de forma muito mais simples.
O Sistema ECM destaca-se por não só capturar, armazenar e entregar conteúdo, mas garantir o seu gerenciamento – terceiro passo do processo, com controles de segurança, rastreabilidade, recursos de colaboração e muito mais. Os conteúdos podem ser facilmente direcionados aos profissionais responsáveis, otimizando a tomada de decisões.
Na etapa quatro temos a preservação, os cuidados necessários, a longo prazo, para garantir a proteção dos conteúdos e sua utilização, em qualquer momento futuro, pela organização.
E no último passo, temos a entrega, a garantia de que a informação será entregue ao público certo, no momento em que for necessário. Muitas empresas não têm ideia do tempo que é perdido pelos funcionários na busca por informações. E como o ECM possui uma única fonte de conteúdo, há facilidade na busca e acesso aos dados.
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