O bom gerenciamento de um negócio desenvolve-se por diversas esferas. Sem dúvida alguma, uma das mais importantes é a forma de organização das informações, tarefas e dados da instituição. Isso pode ser feito de diferentes maneiras, desde o método mais antigo dos fichários escritos a mão, até o uso de recursos tecnológicos automatizados.
A escolha de uma ferramenta de Gestão de Documentos deve estar de acordo com o momento econômico e financeiro em que a empresa se encontra. A sua cultura interna, capacidade de investimentos em novos recursos e as características individuais do time de colaboradores também deve ser bem considerada.
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Contudo, ainda encontramos profissionais e empresas que gerenciam os seus documentos em fichários dos seus sistemas operacionais, as conhecidas “pastinhas do Windows”, compartilhando estes arquivos em diferentes computadores através de um mesmo servidor.
Esta forma de organização, embora gratuita, editável e de fácil acesso, não possui nenhuma interação com outros sistemas. É muito vulnerável a exclusões ou extravios de documentos acidentalmente e a perda total dos dados e arquivos no caso de uma contaminação por vírus ou pane geral do equipamento.
Felizmente hoje, com o avanço de tecnologias e da transformação digital, podemos contar com ferramentas completas, práticas e eficientes.
Um excelente exemplo é o software ECM de Gestão de Conteúdos Empresariais. Ele oferece uma variedade de opções para a empresa gerenciar seus documentos, sejam eles: notas fiscais, conhecimentos de frete, arquivos eletrônicos em PDF/WORD/EXCEL, fotos tanto digitais quanto escaneadas, boletos, extratos, holerites, entre tantos outros. Simplificando o controle e centralizando as informações em um só ambiente com mais segurança, eficácia e economia de tempo e dinheiro.
Por que adotar o ECM na Gestão de Documentos da sua empresa?
Organizar de forma ágil e eficiente todo o fluxo de informações do seu Negócio é possível graças a Enterprise Content Management (ECM) ou Gestão de Conteúdos Empresariais – a evolução do antigo sistema GED (Gestão ou Guarda Eletrônica de Documentos) – que combina estratégia, organização e ferramentas para a gestão das informações pois possibilita a interpretação dos dados, produzindo conhecimentos e fluidez nos processos.
O sistema ECM utiliza metodologia de busca rápida e segura dos documentos armazenados. Ele possui a Certificação de Qualidade ISO, além de assinatura digital ou eletrônica.
Para impulsionar a produtividade de todo o time de colaboradores, estes controles acontecem desde a captação das informações, sua preservação, monitoramento e as consultas. A proteção de informações e o sincronismo de dados garantem a confiabilidade, precisão e dinamismo, gerando maior produtividade, economia de tempo, além de diminuir gastos desnecessários.
Saiba mais:
- O que você precisa saber para implantar uma solução ECM na sua empresa.
- Por que escolher as Soluções ECM da Ricohpel!
O módulo de Gestão de Documentos ECM da Ricohpel combina todos estes fatores de acordo com as funcionalidades customizadas. Além disso, por ser uma arquitetura dinâmica, permite acessos em tempo real de qualquer ambiente, facilitando o manejo e distribuição da versão documental certa, atualizada, no momento e na forma que for desejada.
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