Essencial para a geração de conhecimentos e insights estratégicos, a Gestão de Documentos é a chave para a inovação conforme o mundo dos negócios se transforma, principalmente no seu âmbito digital.
Destacamos tanto a Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM) quanto o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como os termos correntemente usados nas organizações atribuídos ao conjunto de processos utilizados para organizar e codificar a base de informações das empresas. Resultando, assim, no acesso de forma ágil e segura das mesmas, permitindo tomadas de decisões criativas e dinâmicas por meio da otimização do tempo dos colaboradores.
Embora ainda exista uma certa confusão com relação a estes termos, veremos neste post a evolução conceitual da Gestão de Documentos e como esta prática funciona no dia a dia das empresas.
Informe-se com a gente! Boa leitura!
Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM): A evolução dos processos do Sistema GED
Popular na década de 1990, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) propiciou a captura, digitalização e arquivamentos dos documentos que foram transformados em dados em servidores, unificando a sua gestão, facilitando o acesso, a rastreabilidade, segurança e o compartilhamento dos mesmos.
Fundamental nos dias de hoje, em que os Gestores e Diretores estão cada vez mais ávidos por respostas rápidas, assertivas e acuradas, o Enterprise Content Management (ECM) – Gestão de Conteúdos Empresariais – é considerada a ascensão lógica do GED.
Veja também:
Além de capturar, organizar, gerenciar, armazenar, indexar, relacionar e modelar os documentos, a Gestão de Conteúdos Empresariais engloba todo e qualquer tipo de informação crítica dos conteúdos gerados pelos negócios (seja por meio de ERP, WEB, e-mails, arquivos na “nuvem”, entre outros) em fluxos de trabalho que otimizam a entrega da informação, produzindo através da combinação com softwares de BPM (Business Process Management) conhecimento inteligente e preciso às necessidades inerentes e atuais das organizações.
Ambas tecnologias possuem semelhanças e estão intrinsecamente ligadas e intercambiadas ao mundo dos negócios. Porém, nem toda informação que é gerada pela empresa pode ser definida como “documento” sendo esta a principal diferença entre os conceitos e as estratégias por trás de cada termo.
Como funciona, na prática, a Gestão de Documentos nas Empresas?
Chegamos, enfim, ao grande questionamento deste artigo. Um projeto eficiente de gestão de documentos tem como objetivo principal a administração de todo o conhecimento dos negócios.
Gerenciamento ou Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM) se trata da tecnologia responsável em promover a organização correta de todas as informações geradas pelos negócios, bem como garantir a segurança de dados, protegidos contra extravios, danos e vazamentos.
Em linhas gerais, os benefícios deste tipo de serviço são:
- Organização, segurança, controle e categorização dos conteúdos facilitando auditorias na empresa;
- Suporte técnico aos processos, permitindo mobilidade e dinamismo no uso dos dados na nuvem;
- Maior capacidade de armazenamento, organização e otimização de espaços físicos;
- Criação de fluxos de trabalho dinâmicos;
- Melhor aproveitamento do tempo e ganhos de produtividade dos colaboradores;
- Acelerar processos decisórios e resultados através da transparência às ações negociais e administrativas.
O funcionamento da Gestão de Documentos se dá, basicamente, através de multifuncionais e scanners capazes de, além de imprimir, fazer cópias e digitalizar com qualidade, transformar estes dados em arquivos integrados aos sistemas de ECM e BPM, automatizando todo o processo de gestão dos conteúdos digitais.
Além disso, por meio da OCR (Optical Character Recognition), reconhecimento óptico de caracteres que transforma imagens em arquivos de texto, integrado ao ECM, registra todas as informações em metadados e indexa-os para análises futuras. Com esta ação, os processos são acelerados e os dados podem ser integrados a todos os departamentos de um negócio.
Saiba mais:
- 4 Motivos para utilizar o ECM em Sua EMPRESA.
- Quais são os 05 processos estratégicos para o sucesso na Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM)
Os sistemas de ECM possibilitam a gestão de longa duração dos documentos físicos e digitais, controlando o seu ciclo de vida da criação, arquivamento perene até a sua eliminação. É possível, também, realizar a formatação, indexação e compactação de relatórios, inventários, faturas e outros volumes altos de conteúdos, permitindo a liberação de espaços e facilitando a busca e entrega das informações.
Como vimos, as vantagens da aplicação da Gestão de Documentos nas Empresas (através da integração de sistemas ECM com BPM) estão diretamente relacionadas à maior economia e reduções de custos operacionais, sendo possível criar uma cultura mais sustentável, dinâmica e com excelentes ganhos de produtividade e performance na geração de ideias e colaboração entre as pessoas e equipes de trabalho.
Empresas de qualquer porte e segmento podem implantar esses serviços para dinamizar suas rotinas, gerenciar com eficácia o volume de informações, documentos e arquivos, permitindo maior proteção de dados pessoais de seus clientes, fornecedores e colaboradores, buscando atender às exigências de um mercado cada vez mais competitivo, tecnológico e interativo.
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