A difusão do ambiente digital, em todos os aspectos organizacionais, foi responsável por uma série de mudanças, complexidades e oportunidades jamais vividas na história. Transformações sociais e de mercado, em uma velocidade frenética, impõem uma nova narrativa nos negócios.
Diante deste contexto, já falamos por aqui da importância do Gerenciamento de Conteúdos Empresariais (ECM) eficiente e eficaz para a tomada de decisões estratégicas, seguras e de alto nível nos cenários mercadológicos atuais e futuros.
Agora, neste post, confira os principais riscos que uma gestão não digitalizada poderá acarretar para o futuro da sua empresa! Boa leitura!
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As estruturas organizacionais extremamente hierarquizadas – que ainda não executaram uma mudança substancial em seu modelo mental de gestão das informações dos seus negócios – correm um sério risco de serem ricas em dados, porém pobres em inteligência competitiva!
Grandes, médias ou pequenas empresas chegam ao término das suas vidas, muitas vezes porque sua administração não é capaz de enxergar e prever as tendências de mudanças do comportamento de seus consumidores, novas demandas de performance de suas atividades ou até mesmo pela ineficiência no controle de desperdícios em seus processos internos.
Estas características ganham amplitude quando falamos sobre a gestão digital de documentos, diante de um novo contexto em que os dados gerados se tornaram a principal “moeda competitiva” dos negócios. Saber interpretar a avalanche de informações de forma estruturada é a base para qualquer estratégia comercial. Através dela as empresas antecipam tendências, insights e novos hábitos que irão apoiar as tomadas de decisões assertivas.
A falta, atraso ou até mesmo negligência de uma política organizacional sólida e completa, focada na gestão digital de documentos, poderá acarretar em uma séria de problemas. Destacamos os mais evidentes:
- Falta de padronização de processos de uso, guarda, acesso e compartilhamento de informações;
- Informações desestruturadas, sem “identidade” e indexação por metadados;
- Descentralização de dados e históricos em geral;
- Impraticabilidade de acesso, manuseio e compartilhamento de arquivos a distância;
- Inviabilidade de consultas simultâneas aos registros;
- Impossibilidade de automações de processos que demandam consultas a vários documentos;
- Falta de sistemas gerais de Segurança da Informação adequados a cada setor;
- Grandes desperdícios diretos em aluguéis para almoxarifados e indiretos de produtividade e performance.
Para se ter um diagnóstico ainda mais claro do quanto pode ser perigoso para as empresas ignorarem a gestão de dados digitalizada, vejamos um estudo da PwC Network (renomada empresa independente de consultoria e auditoria, presente em 158 países) com algumas estatísticas agravantes sobre o assunto:
- Em média, através de armazenamentos inadequados, as organizações desperdiçam um mês do ano tentando localizar dados e informações;
- É perdido de 5 a 15% do tempo produtivo de cada colaborador lendo informações, podendo chegar em até 50% quando é necessário buscar arquivos físicos em almoxarifados;
- Em virtude da obsolescência, estima-se que até 66% dos arquivos armazenados pelas corporações poderiam ser eliminados;
- O custo médio para arquivar um documento gira em torno de US$20 dólares. Para encontrá-lo, aproximadamente US$120 dólares. Se for necessidade recriá-lo, o valor sobe para US$220 dólares (valores de média mundial);
- Arquivos físicos são “xerocados”, em sua média, 19 vezes. Os gastos com impressões poderiam ser evitados em quase 40% simplesmente com a digitalização dos mesmos.
Os próximos anos serão marcados por avanços tecnológicos ainda maiores e inimagináveis sob os aspectos comunicativos, transacionais e organizacionais. O sinal de alerta está bem claro e as empresas que não possuírem skills ferramentais e metodológicos sofrerão um impacto que poderá ter consequências muito nocivas para a fluidez de seus empreendimentos.
Saiba mais:
- O que você precisa saber para implantar uma solução ECM na sua empresa.
- Entenda como a assinatura eletrônica pode gerar economia no seu negócio.
Ditar o ritmo das informações capturadas diariamente, armazenando e gerenciando de forma hábil a entrega de conteúdos ricos para análises e usos, preservando o consumo destes ativos com segurança, capacidade de processamento e ética socioambiental são as condições ideais para o desenvolvimento e o avanço das empresas.
Aqui na Ricohpel, nossa essência está na gestão tecnológica voltada ao suporte técnico, onde aliamos a agilidade ao poder de solução, otimizando recursos, administrando melhor os custos e permitindo melhores resultados de produtividade e performance aos nossos clientes.
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