Quando se fala em transformação digital corporativa, um dos assuntos mais importantes que vem à mente de Diretores e CEO´s de qualquer organização é como realizar a gestão de conteúdos empresariais de forma digital, segura e acessível diante da imensidão de informações geradas diariamente – de forma vertiginosa – por todo o seu ecossistema de negócios.
A Enterprise Content Management (ECM) ou Gestão de Conteúdos Empresariais é a combinação de estratégia, organização e ferramentas para a gestão das informações. Abrange todo o escopo de dados de uma empresa, o que envolve documentos físicos em papel, arquivos eletrônicos, bancos de dados, e-mails (etc), servindo para otimizar os processos e melhorias nas jornadas dos clientes e colaboradores, tendo uma íntima ligação com o setor de T.I.
Veja também:
A estrutura de funcionamento de um sistema de ECM funciona de acordo com os 5 passos básicos: Captura, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Gestão/Entrega.
1 – A captura das informações se dá de forma digital ou física, sendo ou não estruturadas e normalmente envolvem contratos, impostos, notas fiscais, comprovantes, planilhas, auditorias, pesquisas, documentos de RH e checklists em geral.
2 – O gerenciamento com ECM visa integrar, estruturar, relacionar, concatenar e modificar os elementos e materiais coletados, aprimorando a produtividade nos fluxos de trabalho.
3 – O armazenamento deve ser inteligente e fluido, capaz de controlar a duplicidade, perda e extravio de dados, mantendo as últimas atualizações sempre em dia.
4 – A preservação e segurança de todos estes dados deve ser intensa. Softwares de controles de acesso, antivírus, validações, regras de permissões sobre o manuseio e temporalidade de vida útil dos documentos são questões primordiais de análise. Outro ponto importante é possuir backups em mais de um servidor remoto.
5 – A gestão de conteúdos empresariais (ECM), integrada com o gerenciamento de processos de negócio (BPM), permite organizar a complexidade de materiais e dados, possibilitando a consultoria e a entrega de estratégias e workflows adequados às tomadas de decisões em cada setor empresarial.
Diferenças entre ECM e GED
Embora existam diversas semelhanças entre a Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM) com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), podemos conceituar que o ECM é uma evolução do sistema GED, pois possibilita a interpretação dos dados, produzindo conhecimentos e fluidez nos processos.
Pontos importantes que merecem destaque no uso de ECM com BPMS:
- Criação de workflows (fluxos de trabalho) otimizados e atualizados;
- Informações estruturadas e disponíveis para uso de forma simples e instantânea;
- Automatização de tarefas e processos;
- Redução de custos;
- Segurança e rastreabilidade de acessos;
- E muito mais…
Saiba mais:
- O que você precisa saber para implantar uma solução ECM na sua empresa.
- Como funciona a Gestão de Documentos nas Empresas?
Os softwares de Gestão de Documentos, permitem o controle total dos conteúdos de sua empresa. Além de otimizar espaços físicos, você tem acesso rápido a qualquer documento de forma segura e prática.
O módulo BPMS (Gestão de Processos) customiza, monitora e entrega, em tempo real, dados e informações gerando pontos de melhoria para manter seu fluxo de trabalho otimizado de acordo com as metas e resultados projetados.
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