Se a sua equipe está meio perdida, sem saber o que cada integrante faz ou com problemas em chegar ao final de um projeto, você precisa conhecer o método Kanban, uma metodologia ágil que permite fazer o acompanhamento de tarefas, identificando gargalos no fluxo de trabalho.
Kanban, que significa “quadro de sinais”, é uma técnica japonesa criada na década de 1940 para a Toyota no Japão, pelo engenheiro industrial e empresário Taiichi Ohno. O objetivo era criar um sistema de planejamento simples, capaz de controlar e gerenciar o trabalho e o estoque, em todas as fases de produção.
O método Kanban propõe o uso de cartões ou post-its distribuídos em um quadro, indicando o andamento das atividades em cada etapa do processo. Algo que, nos anos 2000, foi adaptado pelo mundo do software, ganhando ainda mais popularidade.
Ok, mas o que de fato é o método Kanban?
Diferente de outros métodos de gerenciamento de fluxo de trabalho, que acabam forçando mudanças desde o início, o método Kanban foca na evolução.
Um quadro Kanban geralmente é composto por cartões, onde estão as descrições das tarefas ou ações previstas, informações sobre os responsáveis, prazos e prioridades. Também há colunas, que são as representações visuais das etapas do fluxo de trabalho, e o quadro, onde os cards vão seguindo o status de produção da atividade.
As colunas, para se ter uma ideia, podem ser simples a ponto de terem apenas as descrições “a fazer”, “fazendo” e “feito”. A grande mágica do método é que todas as atividades representam o fluxo de trabalho, o estágio de execução de um projeto, que pode ser visualizado e controlado por toda a equipe.
Práticas que devem ser observadas para uso do método Kanban
Embora a adoção da metodologia seja simples, algumas práticas devem ser observadas para que a implementação do Kanban tenha êxito em sua empresa. Começando pela compreensão do fluxo de trabalho atual, buscando entender a real sequência de etapas que são executadas.
É necessário limitar o trabalho em progresso, evitando a perda de foco e possíveis prejuízos no desempenho da equipe. Além disso, é importante observar a eficiência do fluxo de trabalho, identificando e resolvendo qualquer problema encontrado.
Para que o processo ocorra da melhor forma, deixe as regras claras à equipe e mostre a importância da adoção do método para todos.
Para que os colaboradores percebam as mudanças, realize reuniões regulares de feedback. Quando as equipes compartilham um entendimento do processo, fica mais fácil conquistar o engajamento e inclusive incentivá-las a colaborar com melhorias contínuas.
Vantagens do método Kanban
O método Kanban apresenta uma série de vantagens quando implementado, especialmente para a gestão empresarial e para o gerenciamento de processos.
Como apresenta uma visão geral do fluxo de trabalho, essa metodologia ajuda a simplificar operações e a diminuir desperdícios, como duas pessoas realizando o mesmo trabalho.
O Kanban chama a atenção de cada colaborador para a sua função dentro da empresa, aumentando a sua responsabilidade individual. Por outro lado, promove a colaboração e permite que a equipe não só identifique gargalos, como também sugira mudanças.
Com o método cria-se um fluxo de trabalho coerente, priorizando metas e prazos. E por limitar a quantidade de tarefas, estabelecendo prazos, a capacidade de foco dos colaboradores aumenta, favorecendo times ágeis e produtivos.
Outro ganho, ao usar essa ferramenta, é garantir a distribuição de tarefas de forma equilibrada e transparente, sem sobrecarregar determinados colaboradores.
Ao optar por um software de gestão para aplicação do Kanban, o gestor estará não só centralizando as atividades numa única tela, mas garantindo o fácil acesso por toda a equipe.
Com softwares como o SmartShare BPMS, disponibilizado pela Ricohpel, a empresa passa a contar com mais uma série de funcionalidades que se complementarão ao Kanban, aumentando ainda mais a sua eficiência e produtividade da equipe.
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