A sua empresa possui uma boa gestão de projetos?
Se a resposta não foi muito positiva, saiba que vale a pena investir no gerenciamento para o desenvolvimento do negócio e para que seja possível criar estratégias que aumentem a eficiência operacional.
Dentre os inúmeros benefícios que a gestão de projetos gera para as organizações – e que vamos falar ao longo deste texto – estão a melhora nas rotinas gerenciais, o auxílio na resolução de problemas e na tomada de decisões.
A gestão de projetos busca aplicar técnicas, conhecimentos e habilidades para que a execução dos projetos ocorra de forma eficaz, gerando resultados à empresa, mas também melhorias à equipe.
Por que apostar em soluções em gestão de projetos?
Apostar na gestão de projetos é ter as operações da empresa funcionando de maneira mais assertiva. Isso garante bons resultados, gera redução de riscos e de custos, e ainda melhora o fluxo de trabalho.
A empresa tem um melhor cumprimento dos prazos, o controle do Retorno sobre Investimentos (ROI), aumento da produtividade e um atendimento mais otimizado ao cliente.
A implantação de estratégias contribui para o planejamento dos projetos, melhora a comunicação entre as equipes e contribui para que a empresa tenha metas claras e um cronograma de trabalho bem definido.
Veja também:
Conheça as etapas da gestão de projetos
São cinco as etapas que compõem o ciclo de vida da gestão de projetos, conforme o modelo definido pelo Project Management Institute (PMI) no Guia PMBOK®. Compreender esse sistema auxilia na implementação de melhores processos internos, com a ajuda, claro, de um software de gestão de projetos.
A etapa inicial compreende a definição do projeto em linhas gerais, identificando patrocinadores e participantes. Uma boa ideia é fazer esse registro por escrito, para que toda a equipe receba o plano de comunicação.
Na segunda etapa, de planejamento, as metas devem ser criadas, de forma clara, a partir de um roteiro de projeto. Aqui, vale delimitar bem os escopos – limites do projeto, metas a serem alcançadas e prazos, para que as etapas sejam planejadas de forma correta.
Na sequência, na terceira fase, a equipe precisa se concentrar em atingir os objetivos, utilizando as informações coletadas nas duas primeiras fases.
Na penúltima fase, a equipe mede a eficácia do projeto, por meio de KPIs – ou Indicadores-chave de Desempenho. Há diferentes indicadores que podem ser usados para definir e alcançar as metas estratégicas com a ajuda de um software.
Na última fase, de encerramento do projeto, uma boa ideia é reunir os participantes para analisar o sucesso do projeto em profundidade. Os indicadores podem ser revistos para que todos tenham clareza do que deu certo ou não, evitando a repetição de erros em projetos futuros.
Dicas para melhorar o gerenciamento de projetos
Agora que você já conhece as etapas da gestão de projetos, vamos a algumas dicas que podem te ajudar a ter o engajamento da equipe e melhores resultados no processo – começando pela melhoria da comunicação entre os colaboradores.
Para que o gerenciamento de projetos tenha êxito, é essencial que todos os setores e colaboradores estejam cientes de suas responsabilidades e dos problemas vivenciados pela empresa. O gerente de projetos pode servir de ponte entre a equipe, a empresa, os fornecedores e os clientes.
É necessário definir um cronograma que todos possam cumprir e alinhar as responsabilidades de cada participante. Realize reuniões periódicas, acompanhe o projeto de perto e busque, sempre, manter a equipe motivada, com entusiasmo para tornar o projeto uma realidade.
Como nenhuma empresa está livre de risco, aposte no gerenciamento e busque identificar possíveis problemas cedo, a fim de minimizá-los. E lembre-se sempre de ter planos “b”, que ajudam na resolução de problemas e na conversão de momentos de crise em oportunidades.
Saiba mais:
- Indicadores de Desempenho (KPIs) e métricas fundamentais na Gestão de Processos de Negócios (BPM).
- Conheça as soluções da Ricohpel para inovar a gestão dos seus processos e documentos de forma correta!
Por fim, utilize um software de qualidade, capaz de realizar a otimização de grande parte dos processos, fazendo com que o seu negócio tenha acesso aos principais indicadores no momento que precisar.
Um bom software armazena a documentação e funciona como um hub de informações sobre cada etapa, metas, rotinas e estratégias, facilitando o planejamento e a distribuição de tarefas entre os setores.
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