A automatização de processos pode ser entendida como o aprendizado e a prática do conjunto de procedimentos e métodos criados e executados a partir das rotinas diárias de trabalhos manuais, repetitivos e de complexidade técnica escalável por meio do uso de tecnologias.
Facilitando a compreensão, de forma geral, a automatização de processos permite através da integração de dados, informações e sistemas, tornar as atividades antes manuais em automatizadas operacionalmente por meio de recursos digitais e softwares aplicados à realidade dos negócios.
Tornar a organização mais competitiva, eficiente e que traga valor ao cliente economizando tempo e esforço é o principal objetivo das gestões empresariais focadas no crescimento sustentável e na lucratividade. A automatização de processos é a chave para estes propósitos, pois permite a redução de custos, aumento da eficácia e otimização dos resultados.
Como funciona a Automatização de Processos?
Com o intuito de constantes aprimoramentos, corrigindo falhas e dinamizando o andamento de diversas atividades e fluxos de trabalho das organizações, na prática a automatização de processos funciona por meio de um sistema (ferramenta/software) de Gestão de Processos de Negócios (BPM). Através dele é possível mapear, automatizar, executar e monitorar os processos em sua totalidade.
Neste sentido, no que tange aos procedimentos de automatização, pode-se dizer que eles estão presentes em três etapas fundamentais do BPM:
- Implementação:
Na implementação modelam-se os processos e os formulários eletrônicos com a definição dos responsáveis e das prioridades, inserindo-as no BPMS (Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio). Por último, nesta etapa, é realizado um treinamento geral para que todos os colaboradores envolvidos nas atividades compreendam o funcionamento de todo o sistema.
- Execução:
Nesta etapa, executa-se o mapeamento dos processos e as atividades previamente estabelecidas.
- Monitoramento:
Nesta fase, verifica-se o andamento dos processos, monitorando de forma comparativa às metas e objetivos propostos no início. Por meio da automatização é possível ter as informações em tempo real, podendo ser enviados alertas para os casos críticos, obtendo total confiabilidade das informações sistematizadas, podendo ser geradas correções de cursos instantaneamente.
Dessa forma, com base no que for executado, os gestores e líderes dos processos podem analisar e qualificar o progresso das atividades e, a partir de então, retornar à modelagem para o aprimoramento de possíveis falhas e gargalos.
Veja também:
Quais os principais benefícios da Automatização de Processos?
A transformação digital impõe uma nova dinâmica de trabalho nas organizações que passa, necessariamente, pela automatização como ponto de partida para a reengenharia cultural e política. Com ela é possível reduzir desperdícios, custos de tempo e oportunidade, aumentar a produtividade, minimizando e controlando possíveis falhas.
Listamos alguns dos principais benefícios essenciais ao desenvolvimento dos negócios:
Redução dos Custos Operacionais
A redução dos custos operacionais é um dos principais benefícios da automatização dos processos associada ao BPM. Isso porque se torna viável identificar as despesas desnecessárias em cada atividade e excluí-las. Também permite identificar gargalos e desperdícios, corrigindo-os e aumentando a lucratividade. Diante da padronização dos processos a empresa garante maior qualidade nas entregas, seguindo todas as regras do negócio, conforme as orientações dos gestores.
Controle e Otimização de Desempenho dos Colaboradores
Com a automatização dos trabalhos repetitivos, abre-se a possibilidade dos trabalhadores fazerem uso de suas habilidades “humanas” e criativas. Estabelecendo indicadores de desempenho e bonificações por resultados, os funcionários deixam de ter trabalhos enfadonhos e desmotivantes e passam a produzir de acordo com desafios novos e estimulantes. Ao final do processo, todos saem ganhando.
Saiba mais:
Processos Rastreáveis, Documentados e com Menos Possibilidades de Erros
A rastreabilidade dos processos automatizados (com padrões de desempenho definidos com precisão), permite saber quem executou, o que fez, quando, os recursos utilizados entre tantos outros dados documentados e facilmente auditáveis, gerando transparência para a organização e reduzindo consideravelmente os custos com erros inerentes à ação humana.
Tomada de Decisões Assertivas e Dinâmicas
A automatização de processos permite tomadas de decisões mais assertivas, dinâmicas e seguras pois são baseadas em dados coletados e analisados em tempo real. Assim, os gestores dos processos determinam quais atividades são fundamentais e quais possuem baixa prioridade. Com essa agilidade, evitam-se desperdícios de esforço e tempo focando-se no que for primordial.
Se você ficou interessado em aplicar a automatização dos processos do seu negócio mas ainda existem dúvidas sobre o assunto, deixe o seu comentário abaixo para que possamos lhe auxiliar!
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