Você já teve problemas com perdas e vazamentos de informações ou documentos sigilosos? Toda empresa possui dados que precisam ser mantidos em segurança, desde a sua elaboração até o momento em que são arquivados. Mas hoje, quais ferramentas você utiliza e coloca à disposição de sua equipe para que esses materiais estejam seguros no momento da impressão?
As tendências caminham cada vez mais para o digital, porém não podemos abrir mão totalmente dos impressos. Sim, cópias físicas permanecem essenciais para alguns setores tanto para fins de avaliações quanto de auditorias em geral.
Quando dados confidenciais se tornam públicos, inúmeras consequências podem surgir, de acordo com o teor dos registros. Mesmo que mais tarde essas informações sejam divulgadas, aguardar o momento correto para isso é essencial. Agora pare para pensar, você já se deparou com alguma das situações de impressão a seguir em sua empresa?
- Páginas esquecidas na impressora: os motivos que levam ao esquecimento podem ser os mais diversos possíveis, atender a um telefonema ou um deslocamento emergencial;
- Materiais pegos por engano por colegas de trabalho: quando se busca otimizar e reduzir custos com aluguel ou compra de impressoras, é comum que várias pessoas utilizem o mesmo equipamento. Isso pode ocasionar inúmeros casos de troca de impressões;
- Descarte acidental: quando não há conhecimento sobre a importância de determinado documento, isso pode ser extremamente comum. Ainda, existe o risco desses materiais serem descartados sem passar por uma fragmentadora de papel;
- Impressoras não conectadas em rede: grande parte das empresas ainda utiliza a instalação manual de cada uma das impressoras, nos dispositivos de cada colaborador. Isso demanda um tempo maior dos profissionais de Tecnologia da Informação (TI), para instalação e ajustes eventuais;
- Vazamentos de dados pessoais e/ou sensíveis de acordo com a LGPD.
A tecnologia pode ajudar o seu negócio a evitar desgastes desnecessários, com a implementação da impressão segura, uma ferramenta confiável, que aumenta a segurança dos seus arquivos para impressão. Você possui total controle no momento da impressão, pois o arquivo só será liberado de acordo com a regra de seguridade estabelecida, seja ela por senha, biometria, aproximação de crachá ou leitura de QR Code.
A partir do momento em que todas as impressoras estejam conectadas em rede, é possível que o usuário envie primeiro o arquivo e somente depois escolha qual equipamento será utilizado. Os documentos ficarão armazenados em um servidor e serão liberados para impressão quando você desejar e acionar o comando. Comodidade e segurança, nas mais diversas situações. É normal que você precise fazer a impressão de um documento e levar até outro setor da empresa, por exemplo. Com a impressão segura você se desloca até o setor destino, se posiciona na frente da impressora e libera a impressão.
Também existem outros pontos extremamente positivos e vantajosos para sua empresa, ao utilizar a segurança em impressão. Além de não deixar seus registros vulneráveis, é considerável a diminuição no desperdício de impressões desnecessárias, uma vez que o arquivo será liberado somente quando o colaborador der o comando. Certamente, será o fim das impressões esquecidas nas impressoras e do amontoado de rascunhos e descartes, com melhor controle de impressão.
Onde encontrar uma ferramenta confiável e de fácil adaptação às suas necessidades? A Ricohpel conta com soluções que garantem a segurança de seus arquivos no momento da impressão. Além disso, como citado anteriormente, também gera aumento de produtividade, redução de custos com impressões e, consequentemente, o cuidado com o meio ambiente.
Como é a administração das impressões no dia a dia da sua empresa? As soluções para impressão segura são uma realidade ou um objetivo em aberto? Quer saber mais sobre o tema?? Conte-nos nos comentários.
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