O mundo dos negócios está em constante evolução e, para se manter em destaque, uma empresa precisa frequentemente se adaptar e otimizar os seus principais processos.
Neste contexto, temos o design de processos de negócios que desempenha um importante papel, permitindo que as empresas otimizem seus fluxos de trabalho, tenham uma melhor eficiência e também ofereçam um melhor valor aos seus clientes.
Para entender o que é design e modelagem de processos, seus benefícios e principais etapas de implantação, fique conosco até o final deste texto.
O que é e por que o Design de Processos é tão importante?
O Design de Processos de Negócios, também conhecido como Business Process Design (BPD), pode ser definido como a arte de criar fluxos de trabalho.
Isso não se limita apenas ao início da produção ou entrega de produtos e serviços, mas também pode ser aplicado para estabelecer processos padronizados em toda a sua empresa.
O BPD é uma ferramenta versátil que pode ser usada em qualquer momento, não importa quando seja necessário, a fim de reforçar a eficiência e os níveis de produção, tornando os processos escaláveis e fáceis de replicar.
Para que isso ocorra, são identificadas as etapas necessárias para conclusão de um processo de negócio e analisadas quais podem ser otimizadas através da implementação de mudanças, capazes de trazer melhores resultados.
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Mas qual a relevância do design de processos de negócios? Vamos lá: sem um sistema explícito, consistente e estruturado, uma empresa pode ter problemas para manter a sua produtividade ou gerenciar custos. Quanto mais eficiente são os processos, melhores são os resultados.
O design de processos permite que cada membro da equipe conheça as tarefas a serem executadas e a ordem das suas atividades, atuando em colaboração com os colegas. Dessa forma, simplifica-se o processo, há economia de recursos e o fim de etapas desnecessárias.
Significa que, com o design de processos, há uma boa compreensão da estratégia do negócio; o acesso facilitado às informações pelos colaboradores e o acompanhamento do progresso em direção às metas; uma melhor comunicação; a padronização de tarefas, que elimina as suposições; e a integração com outros sistemas.
Para desenhar um processo eficaz, é necessário garantir que o novo fluxo de trabalho funcione bem com os demais processos e softwares já utilizados pela empresa. Por isso, ocorre a integração, que acabamos de mencionar.
Entenda quais são as principais etapas para um bom Design de Processos
Pelo menos quatro etapas são necessárias para estruturar um design de processos eficaz, começando pela identificação das necessidades da empresa.
Afinal, por que você quer estruturar um novo processo? Examine a missão do seu negócio, público-alvo, base de clientes e os demais detalhes da sua empresa.
Enquanto o design e a nova estruturação acontecem, realize o mapeamento de processos, que vai te ajudar e visualizar o fluxo de trabalho. Os mapas de processos geralmente incluem colunas para ações, pontos de decisão, entradas e saídas, funções, equipe envolvida, tempo e prazo. Recomenda-se, aqui, o uso do padrão mundial BPMN.
Antes de incorporar um processo, teste-o. Lembre-se que um processo novo, sem ser testado, pode comprometer toda a sua empresa. Por fim, lembre-se que a melhor maneira de otimizar um processo é investir na automatização.
Diariamente, muitas atividades manuais e repetitivas são realizadas na sua empresa. Observe-as e aposte na automatização para que a sua equipe possa se dedicar às atividades que realmente interessam.
Benefícios do Design de Processos para a sua empresa
O design de processos traz uma série de benefícios às empresas, a exemplo da eficiência, que leva o empreendimento a reduzir o tempo e o esforço necessários para conclusão de tarefas.
Além disso, as organizações conseguem identificar e eliminar erros com mais clareza e agilidade, o que resulta numa melhor qualidade e controle dos processos.
Ao criar mapas de processos claros e analisar dados desses processos, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas. A padronização dos processos torna-os mais transparentes, permitindo que as empresas monitorem o desempenho e identifiquem os gargalos, otimizando o workflow.
Com isso, claro, há a otimização dos processos, que podem resultar em tempos de resposta mais rápidos aos clientes, melhorando a qualidade do serviço e a satisfação dos mesmos.
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Por onde começar?
O design de processos de negócios faz parte de uma prática mais ampla, chamada de Business Process Management – BPM, ou gerenciamento de processos de negócios.
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