Você já ouviu falar em controle de processos? Não é mesmo?! Essa é uma das etapas da Gestão de Processos de Negócio – ou Business Process Management (BPM), que trata da análise e monitoramento dos processos de uma empresa.
Em linhas gerais, o objetivo desta ação é compreender o andamento das atividades do negócio, saber como reduzir gastos, evitar ou corrigir falhas, e ainda ter insights sobre como melhorar os resultados.
O gestor que realiza o controle consegue ter um mapeamento dos processos, de todos os fluxos de trabalho, o que lhe dá uma visão mais real da sua empresa, informações sobre os setores que não estão funcionando com eficiência e quais os ajustes que são necessários para tornar os processos mais ágeis e qualificados.
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A seguir, explicamos mais algumas vantagens desse gerenciamento.
Vantagens que você percebe na prática!
Bom, primeiro: se você tem o controle dos processos, automaticamente você consegue otimizar o tempo disponível – algo valioso para qualquer profissional ou empresa. Estando atento aos processos, também é possível garantir que as equipes trabalhem com maior agilidade e qualidade, entregando, consequentemente, mais.
A diminuição nos custos operacionais também se torna possível, já que o gestor consegue identificar gargalos e etapas onde ocorrem retrabalhos. O controle permite, ainda, que os gestores tenham a segurança necessária para tomar decisões mais ágeis e assertivas, especialmente diante de uma crise.
E como o controle de processos exige a documentação de todas as decisões e experiências bem-sucedidas, a empresa tem a possibilidade de implementar processos padronizados, que podem servir de norte para outras equipes, mesmo que haja a mudança de gestão.
E como isso pode ocorrer?
Alguns passos são fundamentais para promover o controle efetivo, começando pelo mapeamento dos processos organizacionais – ou seja, pelo levantamento dos processos que são atualmente executados na empresa.
Além disso, é necessário estabelecer indicadores-chave de desempenho – KPIs, ferramentas que servem para mensurar a performance dos colaboradores no cumprimento de suas metas.
A automação dos processos é outro ponto importante. A tecnologia pode e deve ser uma aliada na gestão, por meio da implementação de um sistema de controle que não só melhore o mapeamento das atividades, como também permita eliminar tarefas manuais que tomam muito tempo.
Todas as etapas e vantagens do BPM podem ser aplicadas a um sistema de controle, que tem o benefício de centralizar todos os dados, oferecendo relatórios completos e de forma automática aos gestores – algo que ajuda na tomada de decisões e que também contribui para a transparência da gestão dos processos.
Para o gestor que tem como foco a modelagem e remodelagem de processos, é possível seguir o ciclo BPM, onde são recomendadas etapas contínuas para um efetivo controle dos processos. Uma das primeiras etapas desse ciclo estabelece a necessidade de realização de um planejamento, a fim de entender onde o projeto está focado e quais problemas serão resolvidos.
Saiba mais:
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- Indicadores de Desempenho (KPIs) e métricas fundamentais na Gestão de Processos de Negócios (BPM).
Também destaca a necessidade da análise para se ter um detalhamento dos processos realizados e, a partir daí, recomenda que, com as falhas e causas conhecidas, seja feita uma modelagem de processos para o futuro.
A implantação vem após a aprovação do redesenho dos processos, seguida do monitoramento dos KPIs, que falamos anteriormente, a fim de verificar se as metas estão sendo alcançadas. Por fim, na fase de melhorias, é necessário aplicar os refinamentos observados para que os processos atinjam os KPIs desejados.
Lembrando que o trabalho não acaba aqui. Trata-se de um ciclo, onde a promoção de melhorias deve ser contínua. O descaso ou a negligência do cuidado periódico no controle dos processos pode ser fatal para o seu negócio!

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