Instituições hospitalares reúnem, todos os dias, uma série de informações e documentos. Há muito tempo, a gestão dos arquivos hospitalares é tema de discussão e de preocupação entre os administradores, que precisam não só ter a guarda segura destes materiais, mas um acesso facilitado.
Em 2018 foi aprovada a Lei nº 13.787, que passou a regulamentar a digitalização dos prontuários dos pacientes – um dos documentos mais importantes no contexto médico. O objetivo da lei foi assegurar a integridade, a autenticidade e a confiabilidade dos arquivos, reduzindo, consequentemente, o uso de papéis.
Este foi um grande avanço, sim, mas há outros desafios dentro destas instituições. Afinal, as mesmas trabalham com uma infinidade de documentos além dos prontuários. Havendo, assim, uma grande oportunidade de melhorias em todo o processo de gestão de documentos hospitalares.
A importância de ter uma boa gestão documental
Bom, primeiro: estamos falando de médicos e de instituições hospitalares que, frequentemente, passam por auditorias. Segundo, estamos falando de vidas, de informações que precisam estar bem documentadas, extremamente seguras e acessíveis para consulta a qualquer momento.
Não estamos falando de qualquer informação, mas de documentos médicos que trazem dados confidenciais e regulamentos rígidos, que devem atender à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para trabalhar com esse volume de informações e com as especificidades da área, é necessário ter diferentes estratégias e ferramentas para tornar a gestão mais eficiente.
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Práticas podem melhorar a gestão dos documentos
Antes de tudo é necessário garantir a segurança no setor, como forma de proteger os pacientes e o próprio hospital. Para isso, crie políticas em torno da gestão dos documentos. Além disso, estabeleça fluxos de trabalho estratégicos, que ajudem a planejar quem precisa ver e aprovar a documentação.
A digitalização de documentos hospitalares é extremamente importante e traz dinamismo e agilidade ao trabalho da equipe. Para impulsionar os resultados deste processo, os softwares de Gestão de Conteúdos Empresariais tornam mais fácil o controle, armazenamento e compartilhamento das informações contidas nos documentos digitalizados.
O ECM unifica as informações num só local; oferece cópias de segurança e backup periódicos; traz redução de custos com cópias; propicia agilidade na busca de informações e facilidade no acesso, que pode ser realizado por meio de celulares, tablets e computadores.
Como exemplo, o software ECM/BPM da Ricohpel proporciona confiança, agilidade e eficiência na gestão das informações. Armazena, coordena e compartilha prontuários e registros, gerenciando os variados processos que envolvem a área hospitalar por meio de computação em nuvem com segurança digital dos dados.
Outra dica importante: partindo da ideia que já temos a tecnologia como aliada dos processos, integrando informações e cruzando dados, é trabalhar para melhorar a análise dos documentos, promovendo rotinas mais inteligentes dentro das instituições.
Isso é possível definindo metas claras com a equipe, que saberá como otimizar os fluxos de trabalho, tendo uma política de gestão de dados bem clara – algo que já falamos anteriormente – e fazendo uso de filtros de conteúdos, que permitam os registros direcionados e otimizados.
Cruzando dados, validando rotinas e integrando informações é possível fornecer insights aos Gestores. Uma análise qualificada de dados não só melhora a busca por informações, mas amplia as possibilidades de trabalho.
Desta forma, torna-se possível criar perfis de pacientes, identificar tendências e comportamentos, realizar avaliações sobre os serviços, verificar a produtividade da equipe e ainda identificar gargalos e oportunidades de qualificação e melhorias.
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- Transformação Digital na Área da Saúde: principais tendências.
- 4 Motivos para utilizar o ECM em Sua EMPRESA.
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