Todo negócio, por menor que seja, nasce com o objetivo de prosperar, de conquistar novos clientes, aumentar a equipe, a produção e, consequentemente, ampliar os lucros. E à medida que esse crescimento acontece, aumenta o volume de informações que precisam ser administradas pela organização.
Logo, para pequenas, médias e grandes empresas, é mais do que necessária a implementação de metodologias de organização e de segurança das informações, que acompanhem a transformação digital e que tragam mais eficiência aos processos do negócio.
Esse é, na verdade, o princípio básico da gestão documental, que visa organizar e preservar documentos, controlar a temporalidade, tornar o acesso a consultas muito mais simples e rápido e, consequentemente, alavancar a produtividade da equipe.
Princípio este que caminha lado a lado da maturidade digital, que precisa ser levada a sério por toda a organização que quer crescer e se destacar no mercado, adotando e aproveitando ao máximo as tecnologias digitais para melhorar os processos de negócios, sua interação com os clientes e, principalmente, com os colaboradores.
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Ok, mas o que a empresa ganha ao investir na Gestão de Documentos?
Todos os dias, as empresas produzem um grande volume de documentos, como Notas Fiscais, comprovantes de pagamentos, extratos bancários, documentos de RH, contratos com fornecedores e clientes, além do registro de processos internos e estatísticas da empresa. E tudo isso precisa ser armazenado de forma segura e fácil, facilitando possíveis consultas.
Quando não há uma gestão documental eficiente, a empresa sofre com a falta de espaço físico; com a perda de informações; com a exposição de dados e com a lentidão processual causada pela dificuldade de localização.
E é exatamente para resolver estes problemas que muitos gestores estão investindo em inovação tecnológica e na implementação de rotinas de digitalização e softwares de gestão documental.
Ao apostar na Gestão de Conteúdos Empresariais, as informações passam a ser salvas em arquivos digitais organizados e centralizados (seja num servidor central ou em um hub de inteligência), o que garante a preservação dos documentos digitalizados e a possibilidade de se consultar qualquer material de forma simples e rápida.
A organização e o controle são as principais vantagens. A gestão documental automatiza processos, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e os custos associados à manipulação física de documentos.
Facilita-se a recuperação de informações, proporcionando acesso rápido a documentos relevantes, o que melhora a eficiência operacional.
E como os documentos passam a ser salvos de forma online, torna-se desnecessário ter grandes espaços para guardar a papelada, que ainda pode sofrer com a ação do tempo – o que geralmente acarreta na perda de acervos físicos de materiais.
Além disso, possibilita o acesso a documentos a partir de diferentes localidades, incentivando a colaboração em tempo real e melhorando a comunicação entre equipes dispersas geograficamente.
A implementação de um sistema de gestão garante que as equipes estejam trabalhando nas versões mais recentes dos documentos, evitando erros causados por desatualizações.
Outro ponto importante, principalmente para o gestor, é que o controle documental ajuda a garantir que as organizações estejam em conformidade com regulamentações e leis relacionadas à retenção de documentos. Oferecendo o manuseio granular sobre quem pode acessar, editar ou compartilhar documentos, protegendo informações confidenciais.
Permite uma organização sistemática de documentos desde a sua criação até a sua eventual obsolescência, facilitando o descarte apropriado e a preservação de documentos importantes. Essa organização também colabora para os procedimentos de auditoria a fim de garantir que tudo está em ordem e não há qualquer ação ilegal sendo praticada.
A gestão documental é um componente-chave da transformação digital, permitindo que as organizações se adaptem às mudanças tecnológicas e permaneçam competitivas em um ambiente de negócios em constante evolução.
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Por onde começar?
Para ter uma gestão documental eficiente, vale investir em uma empresa com conhecimento na área e que tenha uma solução para o seu negócio.
Este é o caso da Ricohpel, que é especialista na venda, locação e manutenção de impressoras e softwares que visam automatizar e agilizar os fluxos de trabalho das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.
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