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Gerente de TI: Como apresentar os benefícios do Outsourcing de Impressão para a Direção da Sua Empresa?

O outsourcing de impressão, ou a terceirização da gestão de equipamentos de impressão e fornecimento de insumos, vem sendo cada vez mais aplicado em organizações, estabelecimentos e órgãos públicos em razão dos seus benefícios – e aqui podemos citar a redução de custos e a atualização do parque de impressão, por exemplo.

Mas, claro, nem sempre é fácil convencer a direção da empresa que este é o melhor caminho. Especialmente porque não falamos de um simples projeto da área de Tecnologia da Informação (TI). 

Falamos de um serviço que busca gerenciar mudanças de cultura dentro da empresa. Especialmente a partir dos funcionários, que visam reduzir custos financeiros e de materiais, limitar as pilhas de papel impressas todos os dias e, ainda, levar agilidade para o ambiente de trabalho. 

Para que você tenha êxito na conversa com a direção, primeiro, é necessário conhecer todos os benefícios do serviço de terceirização de impressoras e, segundo, apresentar ao seu superior como estas vantagens podem impactar no dia a dia da empresa. 

Você precisa vender essa mudança de mentalidade para a organização em que atua!

Por que o outsourcing de impressão tem se tornado uma realidade nas empresas?

De forma bem resumida, o outsourcing de impressão compreende o fornecimento dos equipamentos, a sua manutenção preventiva e corretiva, serviços de um técnico especializado, fornecimento de suprimentos e softwares de gerenciamento de impressão. 


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A empresa tem a possibilidade de estar com seu parque de impressão sempre renovado, com equipamentos de ponta, o que traz ganhos de qualidade de impressão e redução de custos – que podem ser ampliados caso haja uma mudança de cultura no local.

Todo funcionário gostaria de ter em sua mesa, ou em seu departamento, uma impressora moderna. Isso pode incentivá-lo a fazer impressões sem controle e sem necessidade, o que não deve acontecer. 

Se o serviço for aprovado pela direção, é importante que você ressalte que ela terá que mostrar à equipe que a empresa está investindo em tecnologia, na qualidade e na agilidade das impressões. 

Mas que, em contrapartida, deve haver uma mudança de mentalidade na empresa, visando a diminuição do custo de impressão, economia de materiais, segurança e controle de informações, além de um menor impacto ao meio ambiente. 

Com isso, uma meta de redução de impressões pode ser estabelecida e controlada por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), uma ferramenta que também substitui as pastas com toneladas de papéis por documentos digitalizados, salvos em rede, na nuvem, diretamente do scanner e disponíveis para acesso por qualquer colaborador autorizado. 

Com a terceirização, o gestor deixa de se preocupar com a operação e com problemas de impressão, ficando livre de investimentos em equipamentos, custos com manutenção técnica e operacional. 

O funcionário, por sua vez, que geralmente já está atrelado a uma série de responsabilidades, terá mais agilidade no seu trabalho, inclusive com uma melhor organização dos documentos, que podem, a partir da digitalização e do armazenamento seguro, serem acessados de forma muito mais rápida.


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Uma preocupação que os gestores têm – e que você pode sanar no momento da conversa – é se, com a terceirização, pode ocorrer o vazamento de informações ou documentos, e isso não é possível. A própria empresa fornecedora do serviço garante, no contrato de locação, a confiabilidade dos documentos. 

Lembrando que a empresa de outsourcing de impressão faz um estudo do ambiente e dos trabalhos desenvolvidos pela empresa, oferecendo a melhor solução para cada negócio. 

E aí, pronto para convencer os seus diretores? 

Se a terceirização for aprovada, lembre-se de contratar uma empresa com experiência na área, que forneça uma solução completa para a sua empresa, e não apenas o aluguel de impressoras. 

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Até o próximo conteúdo! 😉🤝


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