Quem inicia um negócio tem o objetivo de se destacar no mercado, com máxima eficiência e produtividade. E isso não é fácil, especialmente diante da concorrência, de mercados cada vez mais amplos e integrados, que impõem aos gestores exigências cada vez mais rápidas e precisas.
O que fazer, então, para produzir mais, com menos recursos e esforços, entregando aos clientes a qualidade que eles exigem e que fará com que a empresa se sobressaia no mercado?
Uma ferramenta importante de comunicação, capaz de ajudar as empresas a enxergarem seus processos de negócios, de apoio e de controle, é o Mapeamento e Modelagem de Processos (BPM).
Por meio dela, é possível entender melhor os processos da organização, identificando pontos fortes e fracos, na busca de um melhor desempenho.
No que consiste um mapeamento de processos?
No mapeamento de processos em BPM é possível ter uma visão ampla de tudo que precisa ser feito numa empresa. Com ele o gestor consegue identificar a sequência das atividades que compõem os processos e outros elementos que interagem no fluxo de trabalho.
O mapeamento visa verificar como os insumos recebidos são tratados e transformados, a fim de promover o processo com total efetividade, ou seja, com eficiência e eficácia. Depois, todos os detalhes dos processos são analisados e um mapa é organizado, demonstrando o fluxo operacional e a inter-relação entre as áreas e processos.
O mapeamento permite a construção de sistemas de medições e indicadores de desempenho, capazes de avaliar em tempo real a execução de tarefas, medir resultados, custos, produção, produtividade e riscos.
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Principais objetivos e vantagens do mapeamento de processos em BPM
Entender como os processos funcionam, realizar melhorias, documentar, padronizar e transformar os processos são os principais objetivos de um mapeamento.
Uma empresa que aposta no Mapeamento e Modelagem de Processos (BPM) consegue identificar gargalos e remodelar processos, para atingir um nível de performance melhor.
Também consegue identificar as principais funções e papéis dos funcionários da empresa; além de obter um controle mais efetivo sobre os recursos humanos, financeiros e materiais para que os processos atinjam seus objetivos.
Por onde iniciar o mapeamento de processos?
O primeiro passo é definir equipes que possam apresentar o dia a dia dos processos. Aqui, também recomenda-se a participação de pessoas do processo fornecedor e do processo cliente.
Depois, defina quais processos precisam ser mapeados e monte um mapa de cada um deles, ou seja, realize um desenho da sequência de atividades que compõem estes processos.
Na próxima etapa, avalie o funcionamento e a eficácia dos processos atuais e estude possíveis melhorias e otimizações que podem ser realizadas.
Após modelar o processo, será necessário realizar um novo mapa com o fluxo de trabalho remodelado, que pode envolver a automatização de várias atividades.
A automatização tem como principal objetivo dar acesso aos gestores e colaboradores aos chamados KPIs, ou indicadores-chave de performance, que auxiliarão na tomada futura de decisões. Depois dessa etapa, é só focar em monitorar, melhorar e expandir a automatização.
Saiba mais:
- O que é a Gestão de Workflow? Como otimizá-la nos seus Processos de Negócios!
- Design de Processos de Negócios: Como tornar uma empresa mais eficiente com BPM?
Como a Ricohpel pode te ajudar
Utilizar um software de mapeamento de processos de negócios é uma maneira prática e ágil de atingir os objetivos que se espera numa empresa.
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