Um dos principais gargalos das empresas está na área de impressão. Por vezes, o gestor não sabe tudo que é impresso pela equipe, mas sente no bolso os gastos exorbitantes com toner, tinta, papel e até energia elétrica.
O que muitas organizações estão adotando é o gerenciamento de impressão, que permite monitorar todas as atividades dos dispositivos de impressão, cópia e digitalização.
Esse serviço não só organiza todo o setor de impressão como também leva à redução de custos, promove a sustentabilidade e melhora a produtividade da equipe. Neste texto, vamos te explicar como. Confira!
O que é o Gerenciamento de Impressão?
Gerenciamento de impressão refere-se à atividade que mantém e controla um ambiente de impressão e seus níveis de produtividade.
Por meio do gerenciamento, o gestor consegue ter informações completas sobre esse setor, sabendo o que e quanto está sendo impresso pela sua equipe.
Muitas empresas sofrem com impressões pessoais que são realizadas pelos funcionários, e com o gerenciamento de impressão é possível controlar e até coibir essa prática.
Através de relatórios, é possível saber, por exemplo, quais colaboradores ou qual departamento da empresa, mais utilizam as impressoras e encontrar soluções para que haja uma economia.
O que a tecnologia de impressão pode fazer pelo seu negócio?
São várias as vantagens. Para começar, o gerenciamento de impressão propicia a redução de custos já que, com o auxílio de softwares específicos, integrados e alinhados conforme a necessidade específica do negócio, a gestão consegue controlar e implantar restrições para a impressão.
Além disso, quando a impressora apresenta algum defeito, o gerenciamento consegue identificar rapidamente, havendo uma resolução rápida por parte da equipe técnica, sem prejuízos à empresa.
Com avaliações detalhadas e periódicas de cada setor e o trabalho conjunto de softwares que se complementam, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade identificando os dispositivos de impressoras que precisam ser removidos ou substituídos, a fim de otimizar o fluxo de trabalho.
Essa tecnologia permite acompanhar os gastos de impressão de maneira eficiente e organizada, além de manter o controle quando os suprimentos estiverem acabando. Com a compra ou pedido programado, a equipe não ficará na mão.
Essas análises ajudarão a identificar, até mesmo, riscos de segurança no ambiente de impressão, atendendo aos requisitos da LGPD, identificando dados e informações e permitindo a liberação segura de documentos e impressão com acompanhamento, evitando que conteúdos confidenciais fiquem nas bandejas para que outros colaboradores tenham acesso.
E lembra que falamos lá no início sobre a promoção da sustentabilidade? Com o gerenciamento há a redução dos impactos ambientais, já que, com o controle das impressões, será possível reduzir desperdícios.
Dicas para ter um bom gerenciamento de impressão
Uma das melhores formas de ter um gerenciamento de impressão eficiente é utilizar a tecnologia ao seu favor, adotando as ferramentas certas e adequadas que possam oferecer uma solução completa de gerenciamento – e neste ponto a Ricohpel pode ser sua aliada.
Além disso, é válido colocar algumas dicas em prática, como conscientizar a equipe sobre a importância de se imprimir somente o necessário, a fim de diminuir custos e promover a sustentabilidade.
Outra dica bastante simples para reduzir os gastos é utilizar os dois lados de uma folha no momento da impressão. E para isso, basta configurar a impressora.
E uma das formas mais interessantes de reduzir custos é fomentar a digitalização e o armazenamento dos documentos em nuvem, por meio de um sistema de Gestão de Documentos (ECM).
E aqui, mais uma vez, a Ricohpel pode ser uma aliada do seu negócio, já que conta com o SmartShare Gestão de Documentos, que permite que o gestor tenha o total controle dos conteúdos do seu negócio através de um moderno portal integrado ao sistema da empresa.
Otimize seus espaços físicos, reduza gastos com impressão e facilite o acesso aos documentos de forma segura. Entre em contato com nossa equipe agora mesmo e descubra como podemos ajudá-lo a alcançar o sucesso!
Clique no botão abaixo, fale com um de nossos especialistas e turbine a produtividade do seu negócio! Juntos, vamos impulsionar o sucesso da sua empresa!!!
