Muitos gestores que buscam economia, seja de materiais, mão de obra ou recursos financeiros, têm optado pela terceirização dos serviços de impressão.
Ocorre que muitos confundem a locação de impressoras com o outsourcing de impressão, perdendo de aproveitar as vantagens que a verdadeira terceirização oferece.
Para ajudar neste processo, elaboramos este texto mostrando as diferenças entre esses dois serviços. Esperamos te ajudar a realizar a melhor escolha.
Como funciona o aluguel de impressoras?
Quando falamos na locação de impressoras, falamos de um serviço mais simples, que visa alugar os equipamentos que uma organização precisa. Por vezes, a empresa também oferece a manutenção preventiva e a gestão de insumos.
Esse serviço geralmente é procurado por pequenas e médias empresas que precisam dos equipamentos, que preferem não investir na aquisição das máquinas mas que não precisam de uma gestão e análise de dados.
O aluguel funciona por determinado período, definido em contrato, não havendo, na maioria das vezes, a obrigação da empresa que aluga de realizar a atualização ou a readequação dos equipamentos.
E quanto ao Outsourcing de Impressão, qual a diferença?
Enquanto que na locação o gestor tem apenas o aluguel de equipamentos, no outsourcing de impressão há a oferta de um serviço completo, que vai além da terceirização de impressoras, contando com suporte para uso e gestão desse ativo, realizado, lembrando, por uma empresa que entende da área.
Com o outsourcing a empresa contratante tem a garantia de receber equipamentos modernos e adequados ao seu negócio, que são atualizados conforme a necessidade, desde que haja previsão em contrato.
A empresa conta com a manutenção dos equipamentos; reposição de suprimentos; suporte e treinamento para uso; e a gestão inteligente de impressões e documentos com softwares e equipamentos de última geração.
E lembra que falamos da falta de um projeto focado na empresa, lá na locação de impressoras?
O outsourcing traz consigo uma atividade valiosa: a consultoria. Contando com a expertise de profissionais especializados, avalia-se minuciosamente os equipamentos e serviços mais adequados para a sua empresa, levando em consideração o custo-benefício.
O objetivo é sempre focar nos resultados do cliente, garantindo tranquilidade, conforto e plena satisfação. Proporcionando a certeza de resultados mais eficientes, ágeis e otimizados para o seu negócio.
Também é feito um acompanhamento por todo o período de contrato para que possa ser feita a revisão do parque de impressoras em caso de mudanças.
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Serviços que são diferenciais no Outsourcing de Impressão
Alguns serviços diferenciam o outsourcing de impressão do aluguel de impressoras, a exemplo da Gestão de Demandas, também chamado de Bilhetagem, que tem como finalidade gerenciar os gastos com impressão na empresa.
Esse processo é realizado a partir de um software, que oferece relatórios de custo e de uso de cada um dos equipamentos. Dessa forma, o gestor saberá exatamente quais setores utilizam mais as impressoras e se os colaboradores estão, de fato, utilizando os equipamentos de forma adequada.
Esse recurso oferece subsídios para que sejam criadas estratégias para redução de custos com desperdício de papéis e materiais, estimulando o controle das impressões.
O ECM – Gestão de Conteúdos Empresariais é outro serviço importante e indispensável em qualquer organização.
O ECM corresponde a um conjunto de estratégias e ferramentas utilizadas desde a coleta até a integração e o armazenamento de informações de uma empresa. Corresponde, em suma, a todo o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo de uma organização.
O módulo de Gestão de Documentos ECM da Ricohpel, por exemplo, trabalha de forma integrada e simultânea a scanners de digitalização de documentos físicos, equipamentos multifuncionais e smartphones, indexando e classificando automaticamente os dados, organizando os conteúdos por categorias, tipologias e formas visuais, o que facilita, e muito, no momento da consulta.
O ECM acaba sendo um aliado na redução dos custos com impressões, garantindo a consulta ágil e precisa dos conteúdos; a organização e segmentação dos documentos; o controle das edições realizadas; a distribuição setorial efetiva das informações; a personalização de acessos e controles de segurança e a facilidade de integração com outros sistemas.
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