Trabalhar com um grande volume de papéis, todos os dias, não é uma tarefa fácil e tampouco simples de administrar. Na área da educação, por exemplo, o gestor é responsável por atividades administrativas e pedagógicas que exigem, igualmente, atenção e dedicação. Por isso é tão importante o investimento na gestão de documentos na educação.
Para tornar mais claro, a gestão de documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais que, quando implantada, passa a acompanhar todo o ciclo de vida dos documentos. Desde a sua confecção até o prazo final em que podem ser arquivados ou eliminados.
A gestão de documentos em instituição de ensino acaba conectando todos os setores e tornando o trabalho muito mais célere e organizado. Evitando, assim, que ruídos na comunicação, ou mesmo a perda de documentos, aconteça.
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A digitalização passa a ser uma realidade, facilitando o armazenamento de arquivos e a busca de informações.
Porém, embora esse processo de organização documental seja imprescindível para garantir a organização e segurança da informação, a maioria das instituições ainda não faz uso desse gerenciamento. Ou, se faz, é de forma deficitária.
Acompanhe este texto e confira alguns benefícios deste gerenciamento.
Vantagens da gestão de documentos na educação.
Para começar, uma instituição de ensino trabalha com dados de alunos, professores, pais e responsáveis. Logo, é ideal que conte com um local seguro para armazenar todas essas informações e que esteja acessível à equipe responsável.
A gestão de documentos por plataformas digitais faz o armazenamento em nuvem e ainda integra todos os sistemas dentro da instituição, facilitando a rotina de todos os colaboradores envolvidos.
A automatização é outra função importante, que permite a criação de tarefas automáticas, substituindo atividades manuais e repetitivas.
Por meio dela é possível realizar um processo de matrícula de um aluno, transferência, encaminhamento de histórico escolar, além de tarefas administrativas, como processos de ordens de compras, adiantamentos de viagem ou salário, autorizações de pagamentos, solicitações de documentos, entre outros.
Ao automatizar as tarefas se torna possível, também, obter maior controle e monitoramento do fluxo de trabalho completo, com a inserção de todos os documentos necessários. Garantindo, assim, que todas as etapas pré determinadas pelo gestor sejam realizadas sem desvios ou omissões, duplicidades e demoras de tempo além do que o necessário para a realização de cada atividade.
Com todos documentos centralizados num mesmo local, consultas a informações podem ser feitas rapidamente, o que permite um retorno ágil aos pais e uma percepção de agilidade e resolutividade perante a novas famílias.
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O relacionamento com os clientes acaba fortalecido e, por meio dos dados sempre disponíveis, é possível fazer um acompanhamento mais eficiente da rotina dos alunos, evitando possíveis casos de evasão.
Não erre na implantação da gestão de documentos
Para que a gestão de documentos aconteça de forma eficaz, não desconsidere as normas de gestão em instituições de ensino, evite gerenciar apenas documentos impressos ou negligenciar o armazenamento de documentos físicos.
Adote um método para organização dos documentos e, em hipótese alguma, deixe as informações disponíveis para qualquer pessoa.
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