A dinâmica nos negócios exige das rotinas empresariais uma performance cada vez mais eficiente, ágil e otimizada.
Cabe à equipe executiva o desafio de criar e endossar melhorias de processos contínuas, garantindo que toda a organização absorva e siga essas novas práticas em sintonia com o que os indicadores de mercado, seus públicos e stakeholders estejam buscando.
Para se ter respostas rápidas, com organização e assertividade, o fluxo de documentos e informações dentro de uma organização deve seguir métodos normativos que vão desde o mapeamento de suas demandas, a criação de ações sequenciadas, avaliações dos resultados esperados até o seu arquivamento com segurança.
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São inúmeras as ações que envolvem cada documento e, por vezes, elas se cruzam por diversos departamentos. Entre os documentos mais comuns podemos citar os contratos entre empresa e clientes, contas de consumo e variáveis, pedidos de compra e venda, ordem de serviços, relatórios, comprovantes, etc.
Para alcançar a excelência e fazer a diferença nos negócios, é imprescindível a organização de um workflow (fluxo de trabalho) específico para o gerenciamento de documentos e informações.
Há diversas formas de organizar as fases da gestão de documentos. Para isso, inicialmente, é necessário conhecer as particularidades e as demandas que cada tipo de documento deve atender. Vamos listar algumas etapas que podem ser adotadas pela maioria das empresas:
- Etapa da criação, edição e revisão do documento, conforme a sua especificidade;
- Ajuste e inclusão de informações necessárias. Por exemplo: contratos que necessitam ser ajustados conforme a situação em que serão usados;
- Envio do documento para o departamento responsável em usá-lo;
- Coleta dos dados necessários: informações, assinaturas, comprovações;
- Etapa da coleta final dos documentos, em que são reunidos novamente para verificar se tudo ocorreu da forma correta;
- Digitalização e arquivação dos documentos.
Vale destacar que a etapa da digitalização e arquivamento é uma das mais imprescindíveis para a segurança da empresa. Tanto do ponto de vista da preservação das informações internas, quanto da perspectiva jurídica. Arquivar os documentos de forma digital garante que possam ser mantidos à salvo de possíveis intempéries que poderiam destruí-los em sua forma física.
Os benefícios de adotar as medidas são inúmeros, mas podemos destacar alguns:
- Melhora na comunicação entre as etapas pelas quais cada documento necessita passar;
- Agilidade nos processos;
- Facilidade para localizar os documentos quando necessário;
- Melhora na conexão entre as equipes de trabalho onde o documento circula;
- Segurança na preservação das informações;
- Economia de tempo.
Como pudemos observar, o workflow de documentos cria processos automatizados que ajudam os colaboradores em organizações de todos os tamanhos a realizar as tarefas importantes com mais rapidez.
Saiba mais:
- Automatização de processos: O que é? Como funciona? Quais os benefícios?
- Design de Processos de Negócios: Como tornar uma empresa mais eficiente com BPM?
Em todos os setores, esse fluxo normativo alivia as equipes da administração manual de documentos, garantindo que ocorram menos erros e menos estresse desnecessário decorrente de imprevistos, deixando mais tempo para trabalhos de maior valor.
Quando se trata de otimizar processos de trabalho, a Ricohpel está ao seu lado. Não damos apenas dicas de automações. Temos plataformas, softwares e equipe qualificada com know-how de mais de 25 anos, pronta para lhe oferecer as soluções corporativas que elevarão a sua organização ao próximo nível.
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